旅費規程は、出張に伴う旅費についての会社のルールです。出張が多い会社にとって特に重要であり、就業規則とは別に「旅費規程」を設けると様々なメリットがあります。
旅費規程を設定することで、出張旅費の上限金額を規定することができます。規定で設定した合理的な金額内であれば、所得税や住民税は課税されず、また社会保険料も対象外です。また、旅費手当を規定すれば、1日いくらといった形で、社員に手当を支給することができます。また出張に前向きな社員が増え、士気も上がります。
旅費規程を運用する上で注意するポイントとして、以下のようなものがあります。旅費規程は会社ごとに異なりますが、その上限額は社会的常識の範囲内であることが重要です。あまりにも社会的常識を欠く場合は、税務調査で指摘を受ける可能性があります。
出張経費は実費精算が基本ですが、事前に定額支給とする旨を規定しておくことで、領収書を確認する事務手続きを省略することも可能です。
出張手当についても同様に、1日当たりの支給額を規定しておきましょう。

【出張手当の文例】
日当は、旅行した日数に応じて以下に定める区分に基づき支給する。
宿泊出張　役員　　　　１日あたり１０，０００円
宿泊出張　一般社員　　１日あたり６，０００円
日帰出張　役員　　　　１日あたり5，０００円
日帰出張　一般社員　　１日あたり３，０００円

支給される日当が事前にわかっていれば、従業員もその範囲内で食費や通信費をやり繰りすることができるでしょう。
また出張報告書など客観的な出張の証拠を残すことも重要です。
旅費規程の運用は、出張が多い会社にとって非常に効果の高い節税対策です。